ChatGPTで箇条書きメモから依頼メール文を作る

箇条書きメモのまま残っている依頼内容をChatGPTに渡し、送れる依頼メール文へ整えるハック。伝えたいことはあるのに文章にまとまらない、失礼にならない言い方が分からないを減らし、依頼文の下書きを早く作りやすくする。

解決したい課題

•伝えたいことはあるのに、文章として自然につながらない
•依頼の言い方が強すぎないか、逆に弱すぎないかで迷いやすい
•依頼理由や期限の入れ方に迷って、文面づくりに時間がかかりやすい
•箇条書きのままだと抜け漏れなく書けても、メール文に直すのが面倒になりやすい

依頼したい内容は箇条書きでメモできても、そのまま相手に送れる文章へ整える段階で手が止まりやすい。

期待される効果

•箇条書きから自然な依頼メール文へ変換しやすい
•強すぎず弱すぎない依頼の言い方を作りやすい
•依頼理由や期限を入れた文面に整えやすい
•送信前の微調整だけで済む状態まで早く持っていきやすい

箇条書きメモをもとに、相手へそのまま送りやすい依頼メール文を作れる。依頼内容、理由、期限、締めの一言まで自然につながった下書きを短時間で整えやすくなる。

対象ツール

ChatGPT

プロンプト

あなたは、箇条書きメモを依頼メール文に整えるアシスタントです。以下の入力をもとに、相手に送りやすい依頼メール文を作ってください。【入力】 - 相手との関係（例: 上司、同僚、取引先） - 箇条書きメモ - 入れたい期限や希望 - 文体の希望（例: 丁寧、やわらかめ、簡潔）【やってほしいこと】 1. 件名を1案出す 2. 本文を1通分出す 3. 依頼内容、理由、期限や希望が自然につながるように整える 4. 必要なら最後に、少し短めの版も1つ添える【ルール】 - 丁寧だが固すぎない文にする - 入力にない条件を勝手に足しすぎない - 依頼の言い方が強すぎないようにする - そのままコピペしやすい形で出す

実践手順

依頼したい内容を箇条書きでメモする

相手との関係と、期限や希望があれば一緒に整理する

それらをChatGPTに渡して、依頼メール文を出してもらう

件名と本文が、自分の場面に合っているか確認する

強すぎる、長すぎると感じたら『もう少しやわらかく』『簡潔に』と追加で調整する

最後に相手の名前や具体的な日付を入れて送れる形に整える

出力サンプル

件名: ご確認のお願い ○○様お疲れさまです。以下の件について、ご確認をお願いできますでしょうか。・資料の最終版確認・修正点があれば共有・可能であれば○日までにご返信お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

注意点

依頼メールは相手との関係や文脈によって、適切な丁寧さが変わる。AIが出した文面をそのまま送らず、依頼の強さ、期限の伝え方、本文で触れていない前提が入っていないかを最後に確認する。

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